Hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudistaminen -osahanke
LOPPURAPORTTI
Tavoite
Sosiaali- ja terveyspiirissä toiminnan uudenlaisen järjestämisen kannalta keskeisiä ovat potilas- ja asiakasryhmien palveluketjut, joiden mukaisesti palvelut tuotetaan eri toimintayksiköissä. Voima-varojen ohjauksessa ja hallinnassa keskeisenä ovat sosiaali- ja terveystoimen sekä ympäristöter-veydenhuollon poikkihallinnolliset palveluketjut eivätkä yksittäiset toimintayksiköt. Tätä työtä teh-dään pilottina. Syntyviä toiminta-prosesseja voidaan soveltaa valtakunnallisesti.
Osahankkeen tavoitteena on
a) määritellä kattavasti sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjes-tämisen yhteinen perusta sekä
b) uudistaa Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ym-päristöterveydenhuollon palveluja määrittelemällä ne kokonaisuuksiksi, joissa keskeisiä ovat poik-kihallinnolliset palveluketjut eivätkä yksittäiset toimintayksiköt.
Tavoitteiden toteutuminen
a) Vaihe on toteutunut vuoden 2006 aikana, a-vaiheen loppuraportti 29.9.06 (liite 1).
b) Osahankkeen toimesta Päijät-Hämeeseen on mallinnettu 59 alueellista, poikkihallinnollista pal-velukokonaisuutta sekä hoito- ja palveluketjua. Prosessien kehittämistyön tueksi osahankkeessa valmisteltiin käytännön työskentelyä tukemaan käsikirja (liite 2), jonka painopisteet on johdettu osahankkeen tavoitteista. Tavoitteiden mukaisesti prosessien mallintamisella on uudistettu toimin-tatapoja sekä luotu pohja palvelujen uudistamiselle ja kehittämiselle. Tämä on lujittanut alueellista yhteistyötä ja sitä on sovittu jatkettavan tulevaisuudessakin.
Osahankkeella on ollut tuki- ja seurantatyöryhmä, joka on kokoontunut määrävälein noin kerran kuukaudessa. Palvelulinjojen johtajat ovat palvelujohtajan johdolla kokoontuneet tiiviisti arvioimaan työn etenemistä ja linjaamaan käytännön työskentelyä. Linjajohtajat ovat osallistuneet sosiaali- ja terveysyhtymän johtajiston työskentelyyn hallintosäännön mukaisesti. Projektiryhmä ja palvelujoh-taja ovat kokoontuneet tarpeen mukaan suunnittelemaan käytännön työn vaatimia toimia. Projekti-ryhmä on huolehtinut käytännön työn koordinoinnista ja mallintamisesta. Tuki- ja seurantatyöryhmän jäsenten, palvelulinjojen johtajien sekä projektiryhmän jäsenten nimet ovat liitteessä 3.
Palvelutoiminnan kehittämiseksi luotua palvelulinjoihin perustuvaa toimintamallia ei pidetä jatkossa toiminnallisesti tarkoituksen mukaisena. Hankeorganisaatio puretaan 31.12.2008.
b) vaiheen toteutus
Ennen varsinaisen prosessityöskentelyn alkua hankehenkilöstö osallistui peruspalveluiden ja ym-päristöterveyspalveluiden suoritekäsikirjan laadintaan ja tuotteistamiseen. Vuoden 2007 alkupuo-liskolla tapahtui projektiryhmässä henkilöstövaihdoksia. Molemmat projektipäälliköt vaihtuivat, projektisuunnittelijan tehtävä muutettiin projektisihteerin tehtäväksi. Seitsemään palvelulinjaan rekrytoitiin johtajat keväällä 2007. Myös palvelulinjojen johtajissa tapahtui kaksi vaihdosta osahankkeen aikana.
Jokaiseen palvelulinjaan perustettiin linjatyöryhmä ohjaamaan palvelukokonaisuus- sekä hoito- ja palveluketjutyöryhmien työskentelyä. Työryhmien puheenjohtajien valinta, työryhmien kokoaminen ja työskentely alkoi vaiheittain syksystä 2007. Työryhmiä oli yhteensä 39. Työskentelyyn osallistui yli 300 henkilöä kaikista neljästä organisaatiosta: Oiva (41 henkilöä), Heinola (34), Lahti (52), Phsotey:n peruspalvelukeskus (51), keskussairaala (60), kuntoutuskeskus (15), ensihoito- ja päi-vystyskeskus (5), tukipalvelukeskus (1), lääketieteellisten palvelujen keskus (2), ympäristöterveys-keskus (9), kuntien toimijat (5), kuntayhtymät ja valtion palvelut (12), yksityiset palvelun tuottajat ja kolmas sektori (20) sekä muut hankkeet (12). Lisäksi työryhmät konsultoivat eri alojen asiantuntijoita.
Työryhmät määrittelivät työstämänsä prosessin tavoitteet Heimo- hankkeen ja osahankkeelle ase-tettujen tavoitteiden sekä toiminnallisten vaatimusten pohjalta. Työryhmät määrittelivät prosessin seuraamisessa käytettävät mittarit sekä kirjasivat esiin nousseet muutostarpeet (liite 4). Mittari-pohdinnan pohjana oli konsulttien laatima mittariohjeisto (liite 10). Kokouksissa prosessit mallin-nettiin QPR ProcessGuide -ohjelmalla. Työryhmien jäsenet toimivat viestinviejinä työyhteisönsä ja työryhmän välillä.
Työryhmien työskentelyn tuloksena syntyi 59 ammattihenkilöille suunnattua prosessimallinnusta, joista osa kuvaa nykytilaa ja osa tavoitetilaa. Prosesseissa on mallinnettu asiakkaan/potilaan kul-kua sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa yli organisaatiorajojen. Pääpaino on ollut rajapintojen tarkastelussa ja peruspalveluiden vahvistamisessa. Myös asiakas-/potilastiedon kulkua on tarkasteltu. Kullekin prosessille on laadittu alustava käyttöönottosuunnitelma. Lokakuussa 2008 linjaorganisaatioiden edustajat päättivät, että ensivaiheessa käyttöön otetaan aivoverenkiertohäiriöpotilaan hoitokokonaisuus, muistihäiriöisen henkilön palvelukokonaisuus ja vammaisten palvelukokonaisuudet (kehitysvammaisen ja muiden vammaisten palvelukokonaisuudet) . Palvelulinjo-jen johtajat laativat koosteet palvelulinjojen keskeisistä tuloksista ja tulevaisuudessa huomioitavista asioista (liite 6).
Osahankkeessa on suoritettu itsearviointi SWOT-analyysimenetelmällä tuki- ja seurantatyöryhmän, palvelulinjojen johtajien ja palvelulinjatyöryhmien kokouksissa keväällä ja syksyllä 2008. Osahank-keen ulkoista arviointia ovat tehneet Reijo Ruostila ja Simo Kokko sekä Lappeenrannan teknillinen yliopisto, jonka tutki osahanketta henkilöstönäkökulmasta. Lisäksi osahanketta on arvioitu osana Heimo -hankkeen arviointia. Kooste arvioinneista on liitteessä 7.
Alueelle on syntynyt uusia moniammatillisia, työntekijöiden ja esimiesten sekä eri organisaatioiden välisiä rajoja ylittäviä verkostoja. Nämä helpottavat yhteistyötä ja jatkossa varmistavat prosessien käyttöönoton ja jatkuvan kehittämisen. Uutta yhteistyötä on syntynyt erikoissairaanhoidon ja peruspalveluiden välillä esimerkiksi vammaisten palvelulinjassa sekä lasten, nuorten ja perheiden palvelulinjassa sosiaalitoimen, perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon, päivähoidon ja koulutoimen välillä.
Prosessien uudistaminen liittyy kiinteästi toiminnan ja talouden johtamiseen (TOJO) ja potilasjär-jestelmien kehittämiseen. Prosessien näkyvyyden ja käytettävyyden aikaansaamiseksi on tehty yhteistyötä tietojärjestelmäpalveluiden ja ohjelmatoimittaja Mawellin kanssa.
Osahankkeen yleisestä tiedottamisesta on vastannut Heimo -hankkeen tiedottaja.
Liitteeseen 8 on koottu osahankkeen järjestämät koulutus- ja muut tilaisuudet.
Tulosten yleistettävyys, vaikuttavuus, hyödynnettävyys
Prosessien mallintamisessa on huomioitu Käypä hoito -suositukset, voimassa olevat lait sekä muut valtakunnalliset ohjeet ja suositukset. Joissakin työryhmissä on tehty työtä, jota ei aiemmin ole tehty missään muodossa Suomessa esimerkiksi eläinlääkintähuollossa. Prosessien mallinnukset ovat muidenkin sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden hyödynnettävissä, kun alueelliset erityispiirteet otetaan huomioon. Alueellisten prosessien avulla on mahdollista turvata sosiaali- ja terveyspalvelut sekä yhdenvertaistaa niiden saatavuus ja laatu.
Prosessiajattelu on lähtenyt alkuun ja työryhmien jäsenet ovat oppineet näkemään oman työnsä osana kokonaisuutta. Jokaiseen prosessimallinnukseen on kerätty runsaasti ajantasaista tietoa lisäämään ja ylläpitämään työntekijöiden ammattitaitoa. Lisäksi mallinnukset sisältävät alueellisesti yhdessä sovittuja toimintatapoja.
Ehdotukset jatkotoimiksi
Vastuu prosessien käyttöönotosta siirtyy linjaorganisaatioille, joiden tulee nimetä vastuuhenkilö, joka jatkossa vastaa prosessien käyttöönotosta. Jokaiselle prosessille nimetään prosessinomistaja, joka vastaa prosessin päivityksestä. Näiden tueksi hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudista-minen -osahankkeelle haetaan jatkoa Hyvinvointipalvelujen uudistamishankkeena vuosille 2009 - 2010. Päijät-Hämeen liitolta on haettu EAKR-hankerahoitusta. Tämän lisäksi Phsoteyn budjettiin on varattu toimialakohtaista määrärahaa sijaistukseen. Hankerahoitus mahdollistaa osa-aikaisen (60 %) projektipäällikön palkkaamisen.
Liite 9: Palveluprosessien käyttöönoton käsikirja
Palvelulinjajohtajien, prosessiprojektiryhmän sekä palvelujohtajan haastattelujen yhteenveto TÄSSÄ