Prosessit toimeenpanovaiheessa
Heimo-hyvinvointipiirihankkeen hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudistaminen on etenemässä uusien toimintamallien toimeenpanovaiheeseen.
Vajaan vuoden ajan ovat kymmenet työryhmät käyneet läpi ja kuvanneet erilaisia hoito- ja palveluketjuja. Tavoitteena on lisätä toimintojen sujuvuutta, tehokkuutta ja asiakaslähtöisyyttä yli organisaatiorajojen sosiaali- ja perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon sekä ympäristöterveydenhuollon palveluissa Työryhmissä on ollut jäseniä kaikista neljästä tuottajaorganisaatiosta eli Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymästä, peruspalvelukeskus Oivasta, Lahdesta ja Heinolasta sekä yksityiseltä ja kolmannelta sektorilta.
Jokaiseen prosessiin laaditaan toimeenpanosuunnitelma, jonka mukaan uudet toimintamallit otetaan käyttöön eri organisaatioissa. Toimeenpanosta vastaavat sekä prosessityössä mukana olleet että eritasoilla toimivat esimiehet. Työn tukena on koulutusta, valmennusta ja tiedotusta. Toimeenpanon jatkuminen ja prosessien jatkuva kehittäminen jatkuvat myös varsinaisen Heimo-hyvinvointipiirihankkeen päätyttyä ensi syksynä.
Kuvaus prosessityöstä TÄSSÄ
Ajankohtaiskatsaus prosessityöhön joulukuussa 2007
Kutakin palvelulinjaa ja tarkasteltavaa palvelukokonaisuutta varten on perustettu oma työryhmä. Työryhmiä toimii tällä hetkellä 23 ja reilu 10 on vielä aloittamassa omaa toimintaansa.
Palvelukokonaisuustyöryhmien tehtävänä on kunkin palvelukokonaisuuden toimintojen ja niiden sisältöjen kuvaus, laatu- ja toimintakriteerien määrittely ja niiden seurannan suunnittelu. Keskeistä kuvauksissa on asiakkaiden ja potilaiden tarpeista lähtevien yhteisten toimintamallien määrittely.
Palvelukokonaisuuksien kuvaukset toimivat käytännön työn apuvälineinä. Ne ohjaavat palvelujen tarjontaa ja toteutusta sekä tilaamista. Palvelukokonaisuuksien kuvaamisen, yhdenmukaisen mittaamisen ja sen pohjalta tapahtuvan arvioinnin perusteella määritellään voimavarojen tarve ja niiden oikea kohdentaminen. Palvelukokonaisuuksien kuvaukset tallennetaan sähköiseen muotoon ja ovat siten kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Palvelukokonaisuuskuvauksien avulla tuotetaan myös kuntalaisille tietoa sosiaali- ja terveyspiirin palveluista.
Laaditut palvelukokonaisuudet dokumentoidaan prosessikaavioina, joista ilmenee:
• Palvelukokonaisuuden sisältö/ kulku
• Keskeiset toiminnot ja toimijat
• Toimintoihin liittyvät keskeiset reunaehdot ja dokumentit (esim. lait, ohjeet, lomakkeet)
• Tiedonkulku (esim. tietojärjestelmät, niiden hyödyntäminen ja niille asetettavia vaatimuksia)
Lisäksi palvelukokonaisuustyöryhmät suunnittelevat ja toteuttavat valmisteltujen ja hyväksyttyjen prosessien toimeenpanon:
- toimeenpanosta vastaavan henkilön määrittely
- aikataulu
- toimeenpanon edellyttämät muutokset, esim. rakenteissa, toimintakäytännöissä ja tietojärjestelmissä
- toimeenpanoon liittyvä koulutus).
Prosessien kehittämisen osahanke on osallistunut vuoden 2007 aikana tapahtuvaan peruspalvelujen suoritemäärittelyyn ja tuotteistamiseen. Osahanke toteutetaan pääosin 30.9.2008 mennessä, jona aikana keskeiset palvelu- ja hoitoketjut otetaan käyttöön. Työ jatkuu sen jälkeen toimintaorganisaation normaalina kehittämistyönä.
Hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien suunnittelua ja seurantaa tukevat mittarit
Hallinnollisia ja toimintayksiköiden rajoja ylittävien hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien järjestämisellä on keskeinen rooli Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän toimeenpanoon liittyvien taloudellisten ja laatutavoitteiden saavuttamisessa.
Työssä sovitaan näyttöön perustuvien tai ammatillisesti hyväksyttyjen toimintakäytäntöjen mukaisesti koko toimintaketjun kattava yhteistoiminta ja työnjako toimintayksiköiden ja ammatti-ryhmien välillä. Tällöin voidaan varmistaa mahdollisimman hyvä ammatillinen tulos, joustava potilaiden ja asiakkaiden palvelu sekä tarkoituksenmukainen ja tehokas voimavarojen käyttö.
Tästä määrittelytyöstä vastaavat toimintaprosesseihin osallistuvien ammattiryhmien edustajat, jolloin se tapahtuu mahdollisimman suurella asiantuntemuksella ja samalla turvaa suositusten hyväksyttävyyden ammattihenkilöiden keskuudessa.
Määrittelytyö luo pohjan myös palvelutoiminnan vaikuttavuuden ja laadun huomioonottamiseksi osana toimintayksiköiden ja niiden johtajien tulosvastuuta.
Tasapainotetun tuloskortin mukaisen ohjausmallin (Pineno 2002, Park ja Huber 2007) eräästä terveydenhuollon sovelluksesta käytetään nimeä kliininen arvokompassi (clinical value compass) (http://www.dartmouth.edu/~ogehome/CQI/Valcomp.html)
Kliininen arvokompassi
Sen mukaan toimintaa suunnitellaan ja seurataan asettamalla neljän ulottuvuuden mukaisia tavoitteita. Ne ovat hoidon tai palvelun, ammatillisten tavoitteiden mukainen tulos (vaikuttavuus), asiakkaan (fyysinen, henkinen tai sosiaalinen) toimintakyky, asiakastyytyväisyys sekä voimavarojen käyttö.
Tavoitteena on, että arvokompassin (tuloskortin) mittarit olisivat ensisijaisesti vaikuttuvuusmittareita eli kuvaisivat toiminnalle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Niiden rinnalle tarvitaan myös prosessimittareita, jotka mm. ilmaisevat toiminnan sujuvuutta tai mittaavat hoitosuosituksen noudattamista.
Arvokompassin voimavaraulottuvuus edustaa kolmatta mittarityyppiä, joka määrittelee voimavarojen käytön (kustannukset).
Hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudistaminen -osahankkeessa kuvataan palvelulinjoittain n. 20 toimintayksikkörajan ylittävää palvelukokonaisuutta sekä määritellään niille arvokompassimallin mukaiset toiminnan suunnittelussa ja seurannassa käytettävät mittarit. Keskeistä on, että sekä palvelukokonaisuuksien kuvaaminen että mittareiden valinta tapahtuu asiakas- ja potilasryhmien hoitoon osallistuvien ammattihenkilöiden toimesta.
Prosessityön riksit on kartoitettu
Riskeistä pahin on se, ettei palveluprosessien käytännön toimintaan sitouduta niiden valmistuttua, jolloin palvelut eivät toimi sovitusti, palvelujen laatu ja kustannuskehitys ei ole suunnitelmien mukainen. Tähän voidaan varautua johdon sitouttamisella, työseminaareilla, konsultti- ja muulla asiantuntijatoiminnalla.
Vaikutukseltaan yhtä suurena riskinä on pidettävä sitä, että palvelulinjojen ja prosessien suhde organisaatiomalliin ja resursointiin jää ongelmalliseksi. Tällöin syntyy ristiriitoja palvelutoiminnan käytännön järjestämismahdollisuuksissa. Tätä voidaan välttää tiiviillä yhteistyöllä organisaatiomallin rakentajien kanssa.
Entä riittääkö aika osahankkeen tavoitteiden toteutumiseen ja jääkö prosessityöskentely kesken. Ajan riittävyyttä varmistetaan tarkalla aikataulutuksella, strukturoiduilla työskentelymalleilla ja projektikansiolla.
Riskinä on pidettävä myös eri toimijatahojen intressien ristiriitoja, jolloin keskeisistä periaatteista ja toiminnasta ei voida sopia. Tätä pyritään ehkäisemään avoimella valmistelulla, tiedottamisella, suunnitelmiin sitoutumisella ja tarjoamalla toimijoille erilaisia keskustelufoorumeita.
Tiiviillä yhteydenpidolla pyritään myös välttämään ristiriitaisia ja toisiaan poissulkevia, muiden osahankkeiden ja työryhmien töiden vaikutuksia.
Selkeällä vastuunjaolla ja suunnitelmallisuudella selvitään myös hankkeen johtamisen haasteista.
Osahankkeen arviointisuunnitelma
Osahanketta on tarkoitus arvioida sekä prosessiarviointina että itsearviointina
Arviointikysymykset:
- Miten valittu organisointimalli auttaa prosessityöskentelyä?
- Mitä hankkeen prosessityötä tekevissä työryhmissä tapahtuu?
- Mikä edistää ja mikä estää ryhmien toimintaa?
- Näkyykö asiakaslähtöisyys työryhmien toiminnassa?
Aineisto kerätään ryhmähaastatteluina tuki- ja seurantaryhmän, linjanjohtajien ja palvelulinja-työryhmien kokouksissa tammikuussa ja elokuussa 2008
Lappeenrannan teknisen yliopiston Hemu -hanke kerää arviointitietoa henkilöstönäkökulmasta palvelukokonaisuustyöryhmistä sekä hoito- ja palvelutyöryhmistä. Lisäksi opinnäytetöitä on tulossa ainakin Kuopion yliopistosta ja LAMK:sta
Prosessityön tilannekatsaus 24.10.2007
Lasten, nuorten ja perheiden palvelut
Palvelulinjatyöryhmän kokouksia on ollut kaksi (17.9.07 ja 15.10.07)
Palvelukokonaisuuksiksi määriteltiin työnimiltään seuraavat:
- fyysisen hyvinvoinnin, kasvun ja kehityksen tukeminen ja seuranta
- psykomotorisen kehityksen seuranta ja tukeminen
- psykososiaalisen hyvinvoinnin seuranta ja tukeminen
Palvelukokonaisuuksien puheenjohtajien rekrytointi on kesken. Puheenjohtajiksi on kysytty ylihoitaja Päivi Alista keskussairaalasta, hyvinvointipäällikkö Sirpa Ernvallia Oivasta ja sosiaalijohtaja Pirkko Valtasta yhtymän peruspalvelukeskuksesta. Työryhmien kokoaminen alkaa piakkoin.
Aikuisten terveyden ja sairaanhoidon palvelut
Palvelulinjatyöryhmän kokouksia on ollut kaksi ( 21.8.07 ja 5.10.07)
Palvelukokonaisuuksia ei ole määritelty. Viimeisimmässä kokouksessa päätettiin mallintaa potilaan / asiakkaan yleisprosessi sekä määritellä yhteinen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon näkemys tärkeistä kuvattavista asioista.
Vanhusten palvelut
Palvelulinjatyöryhmä on kokoontunut kerran (17.8.07).
Seuraava kokous 2.11.07
Palvelukokonaisuuksia on yksi eli toimintakyvyltään heikentyneen vanhuksen palvelukokonaisuus.
Palvelukokonaisuustyöryhmän kokouksessa (11.10.07) määriteltiin työn tavoitteiksi
- asiakkaille lisää toimintakykyisiä elinvuosia
- asiakas saa elää turvallisesti sisältörikasta elämää omassa kodissa tai kodinomaisessa ympäristössä
- asiakkaan voimavarat huomioivat oikea-aikaiset ja tarpeen mukaiset palvelut.
Hoito- ja palveluketjujen määrittely aloitetaan muistihäiriöpotilaan ketjusta. Työryhmä kokoontuu 23.10.07, puheenjohtajana koti- ja asumispalvelupäällikkö Päivi Kailio.
Päihde- ja mielenterveyspalvelut
Palvelulinjatyöryhmän kokouksia on pidetty yksi (24.8.07) ja palvelukokonaisuuksia on yksi eli päihde- ja mielenterveyspalvelut.
Palvelukokonaisuustyöryhmä koostuu ketjutyöryhmien puheenjohtajista, kokouksia on pidetty yksi (24.9.07).
Ketjutyöryhmät ovat:
- Normatiiviset ja psykiatriset kriisit, pj Satu Kantola, ( kokous16.10.07)
- Henkinen ensiapu osana suuronnettomuuksien psykososiaalista tukea, pj Harri Toukonen (kokous 4.10.07).
- Vaikeat mielenterveyden häiriöt, pj Eija-Inkeri Kivistö, kokous 5.11.07.
- Lievemmät mielenterveyden häiriöt, pj Brita Kunelius-Määttä, kokous 30.10.07
- vanhuspsykiatria, pj Auli Sarikka, (kokous 18.10.07)
- 2D potilaat, työryhmä kootaan myöhemmin
- Päihdeongelmaiset, pj Leena Virkki, kokous 8.11.07
Vammaisten ihmisten palvelut ja erityisryhmien palvelut
Palvelulinjatyöryhmän kokouksia on ollut kaksi (23.8.07 ja 7.9.07.)Seuraava kokous 1.11.07
Vammaisten ihmisten palveluissa on määritelty kaksi palvelukokonaisuutta:
- kehitysvammaisten palvelut, pj Anne Vuorenpää, kokous 29.10.07
- Muiden vammaisten palvelut, pj Tiina Korhonen, kokous 9.11.07
Erityisryhmien palveluihin on määritelty kolme palvelukokonaisuutta:
- Työhön kuntouttamiseen liittyviä toimenpiteitä tarvitsevat, kokous 14.11.07
- Muut erityisryhmät (rikoksentekijät, asunnottomat, maahanmuuttajat ym.)
- Toimeentulotukea tarvitsevat
Ympäristöterveydenhuolto
Palvelulinja on jaettu kahteen osaan eli terveydensuojeluun ja eläinlääkintahuoltoon.
Terveydensuojelun linjatyöryhmä on kokoontunut kolme kertaa, (6.9.07, 28.9.07 ja 17.10.07) seuraava kokous 7.11.07.
Linjatyöryhmä työstää kaikkia kokonaisuuksia, joita ovat:
- elintarvikkeiden turvallisuus
- asuin- ja oleskelutilojen terveellisyys sekä työtilojen ym. huoneistojen valvonta
- kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuus
- elinympäristön terveellisyyden valvonta
Eläinlääkintähuollon linjatyöryhmä on kokoontunut kaksi kertaa (15.8.07 ja 7.9.07) seuraava kokous 6.11.07.
Llinjatyöryhmä työstää kaikkia kokonaisuuksia:
- viranomaistehtävät
- päivystys
- kliininen eläinlääkintä
Muita asioita
- Via Groupin prosessien kehittämisen koulutus järjestettiin Rentolassa (13.- 14.9.07 ja 27.9.07)
- Mawell järjesti QPR Portaali koulutuksen palvelulinjojen johtajille (22.10.07)
- Sosiaalipediatristä mallia mallinnetaan yhdessä Sosiaalipediatrisen toiminnan mallintaminen -hankkeen työntekijöiden kanssa. Malli esitelty 12.10.07 pidetyssä seminaarissa.
- Hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudistaminen - osahankkeen arviointi toteutetaan itsearviointina. Aineisto kerätään tuki- ja seurantatyöryhmän, palvelulinjajohtajien ja palvelulinjatyöryhmien kokouksissa tammikuussa 2008 ja elokuussa 2008.
Prosessityöstä Heimo -hyvinvointipiirissä vastaa palvelujohtaja Pentti Lampi. Hän antaa asiasta myös lisätietoja.
Prosessikoulutus alkoi
Koulutuksen yhteenveto ja lisämateriaali löytyvät Extranetista Prosessit -otsikon alta.
Kunta- ja organisaatiorajojen yli kulkevien hoito-, palvelu- ja toimintaprosessien uudistaminen on Heimo- hyvinvointipiirihankkeen keskeisimpiä tavoitteita. Prosessihanke kehittää väestön tarpeista lähteviä, sujuvia palvelu- ja hoitoketjuja.
Tämän työn edistämiseksi hanke järjestää syyskuussa piirin keskeisille toimijoille prosessivalmennusta, jossa perehdytään prosessien johtamiseen yleisesti ja erityisesti parhaillaan tehtävään prosessityöhön.
Asiakasnäkökulma
Prosessityössä osallistujat joutuvat katsomaan hoito- ja palvelulinjoja asiakkaan, siis hoitoa tai palveluja tarvitsevan potilaan tai asiakkaan näkökulmasta. Eri ammattilaisten työvaiheet ja tehtävät kootaan kokonaisuudeksi, jonka tavoitteena on tarjota asiakkaan tarvitsema hoito tai palvelu tasa-arvoisesti ja tasalaatuisesti, varmistaa mahdollisimman hyvä ammatillinen tulos, joustava potilaiden ja asiakkaiden palvelu sekä tarkoituksenmukainen ja tehokas voimavarojen käyttö.
Sovitaan, tehdään ja kehitetään
Lyhyesti kerrottuna prosessityössä suunnitellaan ja määritellään, miten potilas tai asiakas hoidetaan ja sen jälkeen organisaatioissa toimivat hoitavat työn kuten on sovittu. Prosessikuvauksiin perustuville palvelukokonaisuuksille määritellään mittarit. Tällaisia ovat vaikuttavuusmittarit, prosessimittarit (hoitoon tai palvelun piiriin pääsy, hoidon tai palvelun sujuvuus, hoito- tai palvelusuhteen jatkuvuus) ja voimavarojen käytön seuranta. Niiden avulla voidaan toimintakäytäntöjä parantaa ja sijoittaa tarvittaessa voimavaroja uudelleen.
Saatavuus ja saavutettavuus
Heimo - hyvinvointipiirin prosessityössä on tärkeää myös määritellä hoitojen ja palvelujen saatavuus ja saavutettavuus. Peruslinjaukset on sovittu yhteisesti jo hankkeen alkaessa, jolloin määriteltiin väestölle tarjottavat lähi-, alueelliset-, keskitetyt ja valtakunnalliset palvelut.
Keskustelun kautta yhteisymmärrykseen
Valmennus sisältää paljon keskustelua ja epäselvien asioiden selvittämistä. Käsitteet, roolit, yhteistyötahot, kehittämis-, päätöksenteko- ja toteuttamisvastuut sekä tiedottaminen ja toimeenpano ovat oleellisia asioita sujuvien prosessien aikaansaamiseksi. Erityisen pitkään pohdittiin linjaorganisaatioiden ja palvelulinjojen välisiä vastuita ja rooleja.
Tärkeät ihmiset koolla
Valmennukseen osallistuvat ovat jatkossa avainasemassa prosessien toimeenpanossa. Siksi perehtyminen ja motivointi juuri nyt on paikallaan. Kehittämistyössä ja viimeistään uusien toimintamallien toimeenpanovaiheessa työntekijöillä on mahdollisuus hahmottaa oma työnsä ja tehtävänsä osana kokonaisuutta.
Tulevaisuudessa hoidettavia ja palvelujen tarvitsijoita on yhä enemmän ja hoitohenkilökuntaa muun muassa eläköitymisen takia vähemmän. Jo nyt on päätettävä, tekevätkö työntekijät tuolloin vain yhä enemmän töitä vai voidaanko työ tehdä järkevämmällä tavalla. Tuottavuuden parantaminen on keskeinen tavoite.
Lisätietoja
Prosessityöstä Heimo -hyvinvointipiirissä vastaa palvelujohtaja Pentti Lampi. Hän antaa asiasta myös lisätietoja.
PALVELULINJOJEN JOHTAJAT ALOITTIVAT KESÄKUUSSA
Palvelulinjojen vastuuhenkilöt esittäytyvät
Lasten, nuorten ja perheiden palvelujen kehittämisestä vastaa lastentautien ylilääkäri Pentti Lautala. Viimeiset kuusi vuotta hän on toiminut lastentautien ylilääkärinä Päijät-Hämeessä ja sitä ennen lastenlääkärinä Etelä-Karjalassa ja Oulussa. Hän on toiminut myös lastentautien dosenttina. Hän kuten kollegansa muissakin keskussairaaloista on todennut, että monet sairaalaan tulevien lasten oireista ovat kasvu- tai elinympäristöpohjaisia. Hoitoon tarvitaan mukaan sosiaalialan osaamista, mutta lääkärit ja hoitajat eivät tunne kunnissa sitä työtä tekeviä henkilöitä. Muun muassa tämän asian korjaamista hän odottaa palvelulinjansa kehittämisessä.
Aikuisten terveyden- ja sairaudenhoitopalveluista vastaa Oivan sairaalapalveluiden päällikkö Tuula-Anneli Siren. Hänellä on 25 vuoden kokemus hoitotyöstä ja hän on opiskellut lisäksi hallintotieteitä ja johtamisen kehittämistä. Viime vuosina hän on kiinnostunut yhä enemmän uudenlaisista toimintamalleista terveyden- ja sairaanhoidossa. Siren muistuttaa, että jokainen hoitotyön tekijä joutuu pian omalla kohdallaan miettimään, kuinka työssä pitää muuttua.
Vanhusten palveluista vastaa terveydenhuollon maisteri Tarja Rautsiala. Hän on aiemmin toiminut johtavana hoitajana Iitissä, sosiaali- ja terveydenhuollon opettajana sekä vanhustenpalvelujen kehittäjänä. Rautsiala haluaa sitoa kolmannen sektorin vahvasti mukaan kehittämistyöhön. Hän pitää suurimpana haasteena palvelulinjojen toimeenpanoa ja työntekijöiden sitoutumista uudenlaiseen tekemiseen. Se vaatii myös muiden työn sisällön tuntemista, Rautsiala toteaa.
Päihde- ja mielenterveyspalelulinja kehittämisestä vastaa psykiatrian ylilääkäri Juhani Ojanen. Lääkärityön lisäksi Ojanen on ollut myös valtionhallinnon palveluksessa. Hän näkee oman palvelulinjansa suurimpana haasteena avohoidon resurssien vähäisyyden. Tehtävässään hän haluaa optimoida resurssien käyttämisen siten, että mielenterveyspalvelujen porrastamisen siten ettei ainoa osoite potilaille ole psykiatrinen poliklinikka. Hän haluaa selvittää perusterveydenhuollon roolia. Prosessien toimivuuden takaamiseksi asioita on vietävä vahvasti perustasolle saakka ja mieluiten vahvalla pedagogisella otteella. Muutos on jatkuvaa, Ojanen muistuttaa.
Vammaisten ja eritysryhmien palveluista vastaa Oivan sosiaalipalvelujen johtaja Harri Koivu. Hänellä on pitkä kokemus sosiaalityöntekijänä, ennen Oivaa hän toimi Padasjoella. Koivu kantaa huolta yhteiskunnan pahnanpohjimmaisten palveluista. Hän toivoo kaikkia alueen toimijoita mukaan tuomaan näkökulman omista lähtökohdistaan. Haasteellisena mutta merkittävänä asiana hän pitää myös palvelulinjojen ja linjajohtajien välistä suhdetta ja työnjakoa.
Ympäristöterveyspalveluissa eläinlääkintähuollon osuutta palvelulinjassa kehittää eläinlääkintäjohtaja Markku Kärkkäinen ja terveydensuojelua terveydensuojelupäällikkö Heli Lehtoniemi. Molempien osa-alueiden haasteena on saada useiden eri toimipisteiden toiminta yhdeksi kokonaisuudeksi.