Sosiaalitoimen tietojärjestelmät
Osahankken vastuuhenkilö: projektipäällikkö Ari Painilainen
projektisuunnittelija Sanna Hämäläinen
Osahankkeen tavoitteena oli ottaa käyttöön vuoden 2007 alusta yhteinen yksilö- ja perhehuollon sekä lastenvalvojan tietojärjestelmät kahdeksikkokuntien alueella sekä marraskuussa 2007 peruspalvelukeskus Oiva liikelaitoksessa siten, että ohjelmisto on yhteinen Lahden kaupungin kanssa, mutta jokaisella on oma tietokantansa. Jokainen organisaatio on oman rekisterinsä rekisterinpitäjä. Osahankkeen henkilöstö osallistuu käyttöönottojen ohella myös suoritteiden ja tuotteiden määrittelyyn sekä palvelu-prosessien suunnitteluun sosiaalitoimen palvelujen osalta.
Ajankohtaiosta joulukuussa 2007
Sosiaalitoimen tietojärjestelmä sosiaaliEffica on suunnitelman mukaisesti otettu käyttöön kahdeksikkokuntien alueella 1.1.2007 ja peruspalvelukeskus Oivassa yksilö- ja perhehuollon osalta 1.11.2007 alkaen. Lastenvalvojaosion käyttöönottokoulutus järjestettiin 28.11.2007 ja käyttöönotto alkaa viimeistään 1.1.2008. Kahdeksikkokuntien osalta käyttö on vakiintunut ja käyttäjäkyselyn perusteella käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä uuteen tietojärjestelmään. Vanhan tietojärjestelmät ovat yksilö- ja perhehuollon osalta toistaiseksi katselukäytössä. Elatusturvan toimintoja ei ole siirretty uuteen tietojärjestelmään, koska palvelut siirtyvät Kelalle vuoden 2009 keväällä. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita sitä, että nykyiset järjestelmän poistuvat käytöstä seuraavan viiden vuoden aikana.
Uuden suoritekäsikirjan mukaiset tilastotiedot on poimittu heinäkuusta alkaen yhtymän suoritekoriin jatkokäsittelyä varten. Suoritteet pohjautuvat sosiaaliEfficassa tehdyn asiakastyön tapahtumiin, joiden täyttämisessä käyttäjillä on petrattavaa. Myös asumispalvelujen toteutuneissa hoitopäivissä sekä työtoiminnassa on puutteita, mikä näkyy virheinä tilastoissa. Kevään ja kesän aikana tehty sosiaalitoimen tuotteistus on vienyt merkittävästi osahankkeen henkilöresursseja.
Sosiaalitoimen tietojärjestelmät - osahankkeessa on työskennellyt kaksi henkilöä, projektipäällikkö Ari Painilainen ja projektisuunnittelija Sanna Hämäläinen, jonka sopimus päättyy vuoden vaihteessa. Sanna Hämäläinen tullee jatkossa hoitamaan sekä yhtymän että Oivan sosialiEffican pääkäyttäjän tehtäviä.
Osahankkeen painopistealueena vuonna 2008 on tietojärjestelmän oman suoritepohjaisen raportoinnin kehittäminen sekä sähköisen tiedonsiirron rakentaminen yhtymässä käyttöön otettavaan toiminnan ja taloudenjohtamisjärjestelmään, sosiaalipalveluiden tuotteiden määrittely tietojärjes-telmään sekä lastenvalvojaosion käyttöönotto Peruspalvelukeskus Oiva-liikelaitoksessa.
Keväällä 2007 tehtyä
Yhteinen sosiaalitoimen tietojärjestelmä käynnistyi kuntakahdeksikon alueella yksilö- ja perhehuollon osalta vuoden alussa sekä lastenvalvojan osalta huhtikuussa. Koska elatusturvajärjestelmä siirtyy vuoden 2009 alussa Kelalle, yhtymässä käytetään siihen asti kuntien palvelimilla olevia vanhoja elatusturvan tietojärjestelmiä. Sosiaalipalvelujen osalta suoritekäsikirja on valmistunut ja suoritteet on määritelty tietojärjestelmään. Tietojärjestelmän käyttäjät on koulutettu käyttämään tietojärjestelmää siten, että tietojärjestelmästä saadaan tarvittaessa suoritemääriä sekä suorittajakohtaista tietoa siitä, mitä on tehty, kenelle ja kuinka paljon. Järjestelmästä voidaan myös saada tietoa siitä, miten kauan eri toiminnot ovat vieneet työntekijän työaikaa.
Peruspalvelukeskus Oiva liikelaitoksen sosiaalipalvelujen tietojärjestelmä käyttöönottopro-jekti on käynnistynyt ja projektiorganisaatio on määritelty.
Tehtävät loppuvuodelle 2007
Yhtymän tietojärjestelmän osalta uusi tilastointiosio otetaan käyttöön, mikä parantaa merkittävästi monipuolisen tiedon saantia tietojärjestelmästä. Peruspalvelukeskus Oiva liikelaitoksen tietojärjestelmän käyttöönotto jatkuu siten, että kaikki osiot elatusturvaa lukuun ottamatta on käytössä marraskuun loppuun mennessä.
Henkilöstö vastaa Oiva liikelaitoksen tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvistä tehtävistä sekä osallistuu myös toimintojen, suoritteiden ja prosessien määrittelyyn sosiaalitoimen osalta.
Sanna Hämäläinen toimii yhtymän sosiaalitoimen atk-pääkäyttäjänä kuluvan vuoden loppuun. Peruspalvelukeskuksen johtoryhmälle on tehty esitys atk-pääkäyttäjän tehtävien järjestämisestä vuoden 2008 alusta. Tavoitteena on, että yhtymän atk-pääkäyttäjä antaisi palveluja yhtymälle ja Oivalle.
Heinolan kaupungin kanssa on tarkoitus käydä neuvotteluja sosiaalitoimen tietojärjestelmän yhteisistä pääkäyttäjäpalveluista kuluvan vuoden aikana.